פולקלור בינלאומי ישראל יארגן את כל הכרוך בנסיעת הלהקה לפסטיבל:

1. העברת המידע למנהלי הלהקה, אשר יגיעו למשרדנו, לגבי הפסטיבל - אירוח לינה, הסעות ומשתתפים נוספים.

2. אישור השתתפות הלהקה ע"י מארגני הפסטיבל, וקבלת הזמנה רשמית להשתתפות בפסטיבל.

3. הזמנת טיסות ושירותי קרקע לפני ואחרי הפסטיבל.

4. העברת המידע אודות הלהקה לארגונים בינלאומיים, כולל שגרירויות ישראל בחו"ל.

5. הלהקה תקבל תוכנית נסיעה, כולל אנשי קשר בארץ ובחו"ל, ודרכי התקשרות עימם.

הבהרה:

מארגני הפסטיבל הינם אחראים בלעדיים לאירוח בחו"ל במסגרת הפסטיבל.

פולקלור בינלאומי ישראל משמש כמתווך בין הלהקות היוצאות ובין מארגני הפסטיבל.